Smart office, czyli inteligentne biuro. Czym się wyróżnia?

Smart office to fraza, która zawsze pojawia się, gdy mowa jest o nowoczesnym biurze. Na jego istotę składa się szereg rozwiązań i technologii ułatwiających codzienną pracę użytkowników biura oraz jego zarządców, a także systemów generujących znaczne oszczędności czasu oraz pieniędzy. Inteligentne biuro to także jeden z czynników, który wpływa na to, że kandydaci do pracy aplikują na dane stanowisko. Inwestycja w nowoczesne, zautomatyzowane i oszczędne rozwiązania przynosi wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i właścicielom biur oraz budynków. Jakie są najpopularniejsze udogodnienia, stosowane podczas tworzenia smart office oraz w jaki sposób wpływają one na codzienne funkcjonowanie jego użytkowników?

Inteligentne biuro – co to właściwie oznacza?

Inteligentne biuro, z angielskiego smart office, to popularne w ostatnich latach pojęcie odnoszące się do sposobu tworzenia zrównoważonego, nowoczesnego i zaawansowanego technologicznie miejsca pracy. Nie ma rygorystycznych wymogów, które muszą zostać spełnione, by biuro zyskało miano smart office, jednak można wyróżnić pewną pulę rozwiązań i udogodnień, które razem tworzą inteligentne biuro. Rozwiązania smart office pozytywnie wypływają na proces zarządzania biurem, skutecznie generują oszczędności finansów i czasu oraz korzystnie oddziałują na komfort i wydajność pracowników. W jaki sposób można osiągnąć status inteligentnego biura i jakie konkretne rozwiązania można zastosować w miejscu pracy, by było bardziej przyjazne pracownikom i pozwalało na więcej oszczędności?

Smart office – innowacyjne technologie w Twoim biurze

Idea smart office dotyczy wielu płaszczyzn tworzenia biura. Są to zarówno rozwiązania z zakresu doboru mebli i wyposażenia miejsca pracy, jak i bardziej zaawansowanych technologicznie mechanizmów i procesów. O niektórych rozwiązaniach pisaliśmy już w artykule Nowoczesne biuro – czyli jakie? Jest jednak wiele innych sposobów na generowanie korzyści i oszczędności z przestrzeni biurowej.

Inteligentne wyposażenie

Pierwszym krokiem, od którego możemy zacząć tworzenie naszego nowego, inteligentnego biura, jest dobór odpowiedniego wyposażenia, które będzie w pełni odpowiadać na różnorodne i stale zmieniające się wymagania jego użytkowników. W tym przypadku świetnie sprawdzą się meble modułowe, które pozwolą na sprawną zmianę aranżacji przestrzeni, co okazało się niezwykle istotne w dobie panującej pandemii. Świetnym rozwiązaniem dla pracowników są także regulowane biurka i blaty, które pozwalają pracować w pozycji siedzącej, jak i na stojąco. Inteligentne biuro to także dobrze przemyślana aranżacja przestrzeni. Warto zwrócić uwagę na to, by w miejscu pracy, oprócz odpowiednio wyposażonych stanowisk pracowników, znalazły się także inne, równie ważne przestrzenie. Na komfort pracowników dobrze wpłyną powierzchnie typu open space, gdzie będą mogli spędzić wspólnie czas oraz wymienić się pomysłami i inspiracjami. Warto zastanowić się także nad specjalnie wydzielonymi strefami relaksu, gdzie można odpocząć i nabrać sił do dalszej pracy.

Automatyzacja procesów

Kolejnym ważnym punktem w tworzeniu smart office jest automatyzacja procesów, które do tej pory zajmowały pracownikom znaczną część czasu pracy. Jednym z nich jest elektroniczny obieg dokumentów. Szereg oszczędności generuje także automatyczne sterowanie oświetleniem w budynku oraz panujących w nim temperaturą i poziomem wilgotności. To również ogranicza konieczność wykonywania tych samych, powtarzalnych prac i odciąża pracowników. Istotnym rozwiązaniem smart office jest także obecność w biurze czujników ruchu oraz zautomatyzowanego systemu zabezpieczeń i alarmów. Świetnymi rozwiązaniami, które zyskały na znaczeniu w okresie pandemii i prawdopodobnie zostaną już z nami na zawsze, są platformy pozwalające na rezerwację sal konferencyjnych oraz biurek i potrzebnego sprzętu przez pracowników, którzy np. pracują hybrydowo i nie pojawiają się w biurze regularnie, przez co nie mają swojego prywatnego miejsca pracy.

Nowoczesne mechanizmy

Dużym ułatwieniem, które zyskało na znaczeniu głównie w trakcie trwania pandemii, jest także dostęp pracowników do wirtualnych tablic i oprogramowania do przeprowadzania wideokonferencji. Dzięki temu cały zespół może bez problemu współpracować nawet jeśli jego członkowie są od siebie oddaleni. Znacznymi udogodnieniami inteligentnego biura są także takie rozwiązania, jak dostęp do niezbędnych danych w chmurze, z których pracownicy mogą korzystać bez względu na to, gdzie się znajdują. Jeśli chodzi o nowoczesne sposoby funkcjonowania biura, dobrze sprawdzają się takie mechanizmy, jak używanie kart magnetycznych uprawniających do wstępu do budynku lub czujniki rozpoznawania twarzy ułatwiające prowadzenie ewidencji czasu pracy. 

Ekologiczne rozwiązania

Smart office to przede wszystkim także oszczędności. Inteligentne biuro powinno posiadać rozwiązania pozwalające na znaczne obniżenie kosztów zużycia energii. Z tego powodu w nowoczesnych biurowcach inwestuje się w specjalne systemy oświetlenia, które same dopasowują stopień natężenia światła do liczby pracowników i pory dnia oraz warunków panujących na zewnątrz. Innym istotnym elementem są również mechanizmy automatycznie dostosowujące temperaturę pomieszczeń do prognozy pogody oraz takie, które pozwalają utrzymać odpowiednią wilgotność powietrza w budynku. Dużą część oszczędności są w stanie wygenerować także systemy zacieniania, które automatycznie sterują żaluzjami, by wpuszczały odpowiednią ilość światła do pomieszczeń, a jednocześnie pomagały utrzymać w nich optymalną temperaturę.

Główne zalety inteligentnego biura

Stworzenie w pełni inteligentnego biura może wydawać się trudne i czasochłonne. Z pozoru sprawia także wrażenie pochłaniającego wiele środków finansowych, jednak w tym przypadku warto spojrzeć na tę inicjatywę jak na inwestycję w przyszłość, która wraz z biegiem lat będzie generować wiele oszczędności. Dodatkowo praca w przestrzeni smart office będzie dla pracowników dużo bardziej atrakcyjna opcją, niż przebywanie w biurze bez nowoczesnych udogodnień, które widocznie mogą zwiększyć wydajność i zadowolenie całego zespołu. Oprócz tego inteligentne biuro i zastosowane w nim nowoczesne, automatyczne rozwiązania widocznie odciążają zarządzających budynkiem w czynnościach powtarzalnych, a jednocześnie bardzo pracochłonnych. Warto zatem zainteresować się tym trendem, który w ostatnim czasie dominuje na rynku biurowym i będzie się stale rozwijał wraz z postępem technologicznym.