Przeprowadzka biura: Jak przygotować firmę na nowy początek?

Przeprowadzka biura: Jak przygotować firmę na nowy początek?

Końcówka roku to czas podsumowań, ale również planowania kolejnych kroków, w tym dużych decyzji strategicznych, takich jak przeprowadzka firmy. To bardzo istotny moment, który może wiązać się z rozbudową zespołu, zmianą liczby pracowników lub przejściem na nowy tryb pracy. Biuro to wizytówka firmy, więc każdemu zależy, aby było reprezentacyjne, ale też funkcjonalne i odpowiadało potrzebom zespołu.

Załóżmy, że biuro jest już zaprojektowane, gotowe do odbioru i nadchodzi długo wyczekiwany moment przeprowadzki. O czym warto pamiętać podczas tego procesu?

Integracja zespołu

Na pierwszym miejscu, może nieoczywistym, postawiłabym... integrację zespołu! Przeprowadzka to świetna okazja, aby zacieśnić więzi między pracownikami i wprowadzić element współpracy w nietypowych zadaniach. Zaangażuj zespół w proces pakowania – oczywiście wspieraj się profesjonalną ekipą przeprowadzkową, ale warto poprosić pracowników, by wspólnie zapakowali swoje biurka, kuchnię, materiały biurowe czy lekkie rośliny (sprzęty i meble zostawmy fachowcom). Dzięki temu każdy poczuje, że jest częścią tego procesu i nowego rozdziału w firmie. Można również przygotować ankietę, aby dowiedzieć się, jak pracownicy chcieliby przyczynić się do przeprowadzki lub co mogłoby ułatwić im ten proces.

Gruntowne sprzątanie

Przed samą przeprowadzką warto zadbać o dokładne sprzątanie nowego biura, szczególnie po remoncie. Pył i kurz mogą być obecne jeszcze przez długi czas, dlatego zleć profesjonalnej ekipie sprzątającej dokładne umycie przeszkleń, lamp, podłóg oraz innych powierzchni. Regularne sprzątanie powinno być zaplanowane na wiele miesięcy po przeprowadzce, aby zapewnić komfort pracownikom. To pierwszy krok, aby biuro było gotowe na przyjęcie zespołu i wszystkich rzeczy. Po 3 miesiącach, poproś swojego administratora budynku o wymianę filtrów pyłowych w fan-coilach. 

Budowanie więzi z nową przestrzenią

Pomóż zespołowi nawiązać więź z nowym biurem od samego początku. Dobrym pomysłem jest zorganizowanie „parapetówki” na jeszcze pustej powierzchni biurowej. To doskonała okazja, by zaprezentować przestrzeń, nad którą pracowałaś/pracowałeś i sprawić, że pracownicy poczują się w nowym miejscu bardziej komfortowo już od pierwszego dnia. Dzięki takiemu działaniu łatwiej im będzie odnaleźć się w nowym biurze i nie będą czuć się obco.

Aspekty techniczne

Ekipa przeprowadzkowa to kluczowy element każdej przeprowadzki. Upewnij się, że każdy pracownik ma swój własny karton na rzeczy osobiste, a proces logistyczny jest dobrze zaplanowany. Zorganizuj spotkanie z menedżerami zespołów, podczas którego przedstawisz floor plan i omówisz rozmieszczenie zespołów. Jeśli w firmie każdy ma swoje stałe biurko, pozwól pracownikom wskazać swoje miejsca na planie. W przypadku biur typu open space, postaraj się, by rozmieszczenie stanowisk nie zmieniało się radykalnie, przenoś miejsca pracy 1:1, aby zminimalizować dezorientację.

Oznaczenia i logistyka

Oznaczenia w biurze są kluczowe – nie tylko te związane z drogami ewakuacyjnymi czy miejscami gaśnic, ale również te praktyczne, które ułatwią pracownikom codzienne funkcjonowanie. Warto oznaczyć szafki w kuchni, gdzie znajdują się kubki, sztućce, herbata, mleko itp. Dzięki temu nowi i obecni pracownicy nie będą musieli błądzić, szukając niezbędnych rzeczy. Naklejka na zmywarce, wskazująca, czy jest pusta czy pełna, to także świetny pomysł, który może zaoszczędzić mnóstwo czasu i nieporozumień.

Lista kontrolna (checklist) do przeprowadzki

Gruntowne sprzątanie:

-Zleć dokładne sprzątanie nowej przestrzeni.

-Umyj przeszklone powierzchnie, lampy i inne elementy.

-Zorganizuj regularne sprzątanie po przeprowadzce.

-Zaangażowanie zespołu.

Stwórz ankietę dotyczącą zaangażowania pracowników w przeprowadzkę.

-Zaplanuj wspólne pakowanie rzeczy osobistych i mniejszych elementów biura.

-Zorganizuj parapetówkę w nowym biurze przed oficjalnym rozpoczęciem pracy.

Organizacja przestrzeni:

-Przygotuj floor plan i omów go z menedżerami zespołów.

-Zaznacz stanowiska pracy 1:1, jeśli to możliwe.

-Przygotuj oznaczenia szafek, pomieszczeń i innych ważnych miejsc.

Logistyka przeprowadzki:

-Zorganizuj kartony dla każdego pracownika.

-Zamów ekipę sprzątającą do gruntownego sprzątania po remoncie.

-Zapewnij instrukcje obsługi (manuale ze zdjęciami) nowych technologii i systemów.

-Pamiętaj o przeprowadzeniu szkolenia z p.poż na nowej powierzchni.

Techniczne szczegóły:

-Zapewnij oznaczenia dróg ewakuacyjnych, gaśnic i innych niezbędnych elementów BHP.

-Zadbaj o to, by wszelkie dokumenty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy były widoczne i dostępne dla pracowników.

-Sprawdź, czy wszystkie systemy IT działają prawidłowo w nowej lokalizacji.

-Jeżeli korzystacie z lockerów - upewnij się, że każdy otrzymał kluczyk lub kod. 

-Pamiętaj aby opisać wszystkie kluczyki do drzwi, oraz piloty do telewizorów - aby się nie pomyliły. 

Pamiętaj, że przeprowadzka to nie tylko fizyczne przeniesienie biura, ale też moment, który może wpłynąć na morale i integrację zespołu. Dobrze zaplanowany proces pomoże sprawnie przejść przez ten czas i zbudować silniejsze więzi w zespole.

Magdalena Kazubska 

Założycielka Office & Operations Ninjas! 

Office & Operations Manager w Endeavor Poland