Czasy koronawirusa: Jak osiągać kompromis między Najemcą a Wynajmującym?

W dobie epidemii, podstawy do obniżenia czynszu czy wypowiedzenia umowy najmu nie są oczywiste. Warto zastanowić się jakie rozwiązania zastosować, aby uniknąć potencjalnego sporu z wynajmującym i zniwelować problem dla każdej ze stron.

Większość przedsiębiorców zastanawia się obecnie, jak wyjść z kryzysu. Koszt najmu jest często drugim co do wielkości wydatkiem wielu firm. Czy można przestać opłacać czynsz? Niestety nie zawsze jest to możliwe, ale istnieją opcje zminimalizowania kosztów najmu.

Przed podjęciem rozmów z wynajmującym

Przed przystąpieniem do rozmowy z wynajmującym na temat opłat, warto przede wszystkim wrócić do umowy najmu, obowiązujących przepisów ogólnych dotyczących najmu powierzchni biurowej oraz wszelkich ewentualnych aneksów. Należy przeanalizować wszystkie szczególne postanowienia, z których można skorzystać w rozmowie z wynajmującym i które mogą wzmocnić pozycję negocjacyjną najemcy. 

Kluczowe informacje to:

Data zakończenia umowy najmu
Umowy najmu powierzchni biurowych zazwyczaj zawierane są na czas określony. Oznacza to, że pod koniec tego okresu najemca posiada prawo do wypowiedzenia umowy najmu. Być może ten moment jest już blisko i możesz go wykorzystać.

Jeśli nadal planujesz wynajem bieżącej powierzchni biurowej (w całości lub częściowo), warto porozmawiać z wynajmującym o ewentualnym przedłużeniu. Wynajmujący w zamian za wydłużenie najmu, a tym samym większe bezpieczeństwo oraz uniknięcie dodatkowych kosztów związanych z poszukiwaniem nowego najemcy, być może będzie gotowy obniżyć czynsz przyznając dodatkowe zwolnienia z płatności czynszu a także przeznaczyć budżet finansowy na prace remontowe w biurze.

Data rezygnacji
Zwykle najemca jest zobowiązany wypowiedzieć umowę najmu z odpowiednim wyprzedzeniem, który standardowo wynosi od 6 do 12 miesięcy przed końcem najmu, niekiedy nawet wcześniej. Warto mieć to na uwadze, aby przypadkowo nie pominąć tego terminu.

Prawo do podnajęcia biura
W umowach najmu powierzchni biurowych standardowo znajdują się postanowienia dotyczące możliwości podnajęcia powierzchni innemu podmiotowi. Często jest to dobry sposób na ograniczenie kosztów poprzez oddanie do użytkowania swojego biura lub jego części innej firmie. Takie przedsięwzięcie zależy oczywiście od wielu czynników, takich jak lokalizacja, proponowana cena wynajmu i poziom pustostanów. 

Chcąc obniżyć koszty, możesz rozważyć wynajęcie nieużywanego miejsca. Podnajem pozwala najemcom odzyskać czynsz za niewykorzystaną powierzchnię i zachować elastyczność, co stanowi dodatkową pomoc w niepewnych czasach. Konieczne jest jednak uzyskanie wcześniejszej pisemnej zgody od wynajmującego. Jeśli szczegółowe postanowienia w tej sprawie nie zostały zapisane w umowie, wynajmujący może odmówić pozwolenia.

Skontaktuj się z naszym doradcą, aby skorzystać z bezpłatnej porady, jeśli uważasz, że podnajem może być dla Ciebie właściwym rozwiązaniem.

Opcje podziału
Niektórzy najemcy większej powierzchni negocjują możliwość rozwiązania (całości lub części) umowy najmu w trakcie jej trwania. O takich postanowieniach często się zapomina.  

Jeżeli koniec umowy jest jeszcze daleki i nie przewiduje ona żadnych rozwiązań, z których mógłbyś skorzystać, pozostaje możliwość negocjacji z właścicielem dotyczących znalezienia odpowiedniego rozwiązania. 

Chociaż większość właścicieli chce pomóc zmagającym się z problemami najemcom, nie są oni chętni do tworzenia precedensów, które będą skutkowały roszczeniami pozostałych firm i mogą doprowadzić do zaburzenia płynności finansowej wynajmującego. 

Najemcy muszą zadać sobie pytanie: Co mogę zrobić w zamian za tymczasową przerwę w opłacaniu czynszu? Wdrożenie rozwiązań będzie wymagało chęci dialogu oraz współpracy ze strony właściciela.

Tymczasowe obniżenie czynszu przez restrukturyzację najmu podczas pandemii

W przypadku nieruchomości komercyjnych, wszystko, nawet wycena budynków, obraca się wokół możliwości pobierania przyszłych opłat czynszowych. Nie wyma to przedłużenia umowy najmu, ale miesięczny czynsz wzrośnie w przyszłości, aby przez okres najmu czynsz ten został “spłacony”. 

Na przykład, jeśli miesięczne opłaty czynszowe wynoszą XX miesięcznie, a wynajmujący daje możliwość płatności obniżonego czynszu w miesiącach występowania największych trudności - np. kwiecień i maj, to XXX (XX z 2 miesięcy) zostanie spłacone do końca okresu najmu. Jeśli umowa trwa jeszcze 4 lata (48 miesięcy), stawka najmu za metr kwadratowy wzrośnie w następnych miesiącach o XX (100 000 ÷ 48 miesięcy).

Jeśli okres do końca umowy jest długi, opcja ta nie wpłynie znacząco na miesięczne koszty najmu i jest opłacalna. Oczywiście takie rozwiązanie można połączyć z dodatkowymi upustami przyznanymi przez wynajmującego w związku z obecną, wyjątkową sytuacją.

Wśród rozwiązań zaproponowanych naszym Klientom znalazła się możliwość podzielenia płatności na trzy części, z których dwie powinny zostać spłacone w dłuższym okresie, a jedna zostanie umorzona ze względu na sytuację nadzwyczajną. Inny wynajmujący zaproponował płatność jedynie połowy czynszu przez dwa najbliższe miesiące i umorzenie drugiej połowy. 

Wydłużenie umowy najmu podczas pandemii

Jeśli  do końca umowy najmu pozostało mało czasu a zwiększenie opłat w przyszłości nie jest możliwe dla najemcy, warto rozważyć wydłużenie umowy najmu.

W zamian za dłuższe zaangażowanie, właściciel może być skłonny zaoferować obniżony czynsz z góry, a także dodatek najemcy na wypadek, gdyby musiał on wykonać jakąkolwiek pracę na tej powierzchni. Standardowo wynajmujący przeznaczają od 1 do 2 miesięcy zwolnienia z płatności czynszu na każdy dodatkowy rok trwania umowy najmu.

Jako, że nieruchomości komercyjne są wyceniane na podstawie przepływów pieniężnych, w przypadku braku lub obniżenia bieżących płatności, rozwiązaniem dla wynajmującego jest przywrócenie wartości w trakcie trwania umowy.

Minimalizacja kosztów najmu podczas pandemii

Wynajmujący, z którymi kontaktowaliśmy się w imieniu naszych Klientów, jasno poinformowali nas, że każdy najemca będzie obsługiwany indywidualnie, a zrozumienie jego przeszłości, obecnej i przewidywanej sytuacji finansowej będzie najważniejsze.

Jeżeli jesteś najemcą biura i nie posiadasz bezpośrednich lub umownych opcji rozwiązania lub (częściowego) zawieszenia czynszu ze względu na konsekwencje finansowe dla Twojej firmy, wspólnie z właścicielem musisz znaleźć odpowiednie rozwiązanie. 

Warto omówić możliwość czasowego obniżenia ceny najmu, a nawet zwolnienia z opłaty za czynsz oferując w zamian przedłużenie okresu umowy. Ponadto, umowa może również zawierać zapis pozwalający na wcześniejszą rezygnację lub podnajem. We wszystkich przypadkach należy poinformować wynajmującego z wyprzedzeniem, aby razem dopracować rozwiązanie.

Mamy nadzieję, że powyższe narzędzia pomogą Ci zminimalizować koszty najmu w tym trudnym okresie. Nasi doradcy z Brookfield Partners chętnie udzielą porad stworzonych na miarę Twojej firmy i jej obecnej sytuacji.