5 lekcji o pracy w biurze, które dała nam pandemia

Pandemia koronawirusa odbiła się na wszystkich dziedzinach życia człowieka. Praca w biurach także się zmieniła. Wiele osób pierwszy raz miało okazję zetknąć się z pracą zdalną, która tylko dla nielicznych okazała się czymś dobrym. Dziś nadal nie mamy pewności, jak rozwinie się sytuacja epidemiczna, ubiegłe miesiące pokazały nam jednak, jak lepiej przygotować się na przyszłość. Oto 5 rzeczy, których nauczyliśmy się przez czas trwania pandemii.

1. Potrzebujemy pracy z ludźmi bardziej niż nam się wydawało

Przed pandemią wiele osób, które nigdy nie pracowały zdalnie, miało swoje wyobrażenie o tym, jak może wyglądać taki tryb pracy. Czas zaoszczędzony na dojazdach, możliwość poświęcenia uwagi rodzinie, mniejszy stres – to wszystko sprawiało, że home office wydawał się niezwykle zachęcający. Obostrzenia będące skutkiem pandemii pozwoliły zweryfikować wizje o pracy zdalnej. Niestety jasne stało się, że poza plusami, rozwiązanie to niesie za sobą wiele niedogodności. Tym, czego brakowało ludziom, okazał się kontakt ze współpracownikami.

Raport ThinkCo pokazuje, że 64% osób pracujących zdalnie tęskni za rozmowami z kolegami z pracy, a 61% brakuje jasnego podziału pomiędzy pracą i domem. 55% pracowników odczuwa brak obecności innych ludzi wokoło, 51% tęskni za osobistymi spotkaniami, a 43% za wspólnymi posiłkami ze współpracownikami. Wszystko to pokazuje, że bezpośredni kontakt z zespołem jest dla większości osób konieczny dla utrzymania zadowolenia z pracy, a co za tym idzie, zdrowia psychicznego. Pracodawcy powinni więc pamiętać, że pomimo wielu pozytywów pracy zdalnej, całkowite przechodzenie na home office będzie miało negatywne skutki dla większości pracowników.

2. Pracownicy wolą spędzać w biurze mniej dni w tygodniu

Kiedy już wiemy, że home office ma swoje niewątpliwe zalety, lecz model zakładający pracę wyłącznie zdalną jest niekorzystny dla większości pracowników, należy się zastanowić, jak pogodzić te dwie strategie. Przy wyborze najlepszego modelu pracy warto wziąć pod uwagę specyfikę naszej branży, ale także preferencje pracowników. Warto także śledzić strategie innych firm, które ciągle wprowadzają nowe rozwiązania.

Gdy przyjrzymy się dominującym trendom, okaże się, że pracodawcy najchętniej skłaniają się ku opcji, w której pracownicy w biurze spędzają trzy dni w tygodniu. Taki właśnie model pracy zapowiedziała firma Google. Rozwiązanie to w wielu przypadkach pozwoli połączyć udogodnienia płynące z pracy zdalnej z możliwością kontaktu ze współpracownikami. Pozwoli to także na ograniczenie powierzchni biurowej.

3. Elastyczność jest najważniejsza

Elastyczność to słowo, które pojawia się w większości rozważań nad przyszłością przestrzeni biurowych. Nie dzieje się tak bez powodu. Elastyczność jest bowiem w obecnej sytuacji cechą, bez której biuro nie będzie w stanie funkcjonować. Co to jednak właściwie znaczy? Eksperci wskazują, że firmy decydują się na zmniejszenie swojej przestrzeni biurowej o ok. 20-30%, a to sprawia, że praca w nowej rzeczywistości nie będzie wyglądała tak, jak wcześniej. Biurka przypisane do pracownika ustąpią miejsca hot deskom, które można będzie rezerwować w aplikacjach mobilnych. W przestrzeni biurowej pojawią się natomiast meble, które w bardzo łatwy sposób można będzie dopasowywać do aktualnych potrzeb. Więcej o podobnych rozwiązaniach przeczytasz w naszym artykule Nowoczesne biuro – czyli jakie? 6 cech idealnej przestrzeni do pracy.

Warto zastanowić się nad wyborem biura, które oferuje krótszy okres trwania umowy. Nastawienie na elastyczność jest również widoczne po stronie wynajmujących, którzy oferują biura z krótkimi umowami gotowe do przeprowadzki od zaraz. Dzięki temu mamy pewność, że będziemy mogli sprawniej zmienić swoją siedzibę i lepiej przystosować się do obecnych warunków.

4. Świat się zmienia – trzeba być gotowym na różne scenariusze

Ostatni rok pokazał, że nie wszystko da się przewidzieć. Zbytnie przywiązywanie się do jednego, długoterminowego planu może sprawić, że w niespodziewanej sytuacji nie będziemy mieli odpowiednich narzędzi do wprowadzenia niezbędnych zmian. Mimo, że sytuacja jest nieco stabilniejsza niż w niektórych momentach pandemii, to dalej nie możemy mieć pewności co przyniesie przyszłość. Dlatego już teraz trzeba przygotować się na różne okoliczności.

Warto zacząć od zastanowienia się, jak skuteczne okazały się zmiany wprowadzane wcześniej i co można zrobić, by tym razem być gotowym na nowe okoliczności. Jeśli wybieramy nowe biuro, warto zastanowić się, jakie opcje da nam ono w przypadku konieczności kolejnej zmiany trybu pracy. Przy planowaniu ewentualnego powrotu do home office powinniśmy wziąć pod uwagę nie tylko możliwości techniczne, ale także zastanowić się nad rozwiązaniami, które zredukują negatywny wpływ pracy zdalnej na zdrowie psychiczne pracowników.

5. Technologia świetnie rozwiązuje wiele problemów

Niektóre firmy dopiero dzięki pandemii miały możliwość przekonać się, jak bardzo nowoczesne technologie ułatwiają nam życie. Wprowadzone obostrzenia sprawiły, że wideokonferencje stały się standardem, co pozwoliło oszczędzić czas potrzebny na dojazd i organizację spotkań. Dzięki temu usprawnił się także proces rekrutacji, która w wielu przypadkach, co przed pandemią było rzadkością, może odbywać się zdalnie. Okazało się także, że wiele zadań, które wcześniej wykonywaliśmy w biurze, możemy równie skutecznie realizować zdalnie.

Nowoczesne technologie ułatwiają także wprowadzenie hybrydowego modelu pracy. Firmy korzystają z aplikacji, które pozwalają na zarezerwowanie hot desku na określony dzień i godzinę, co rozwiązuje problem z ograniczeniem ilości osób mogących przebywać w pomieszczeniu. Już teraz na takie rozwiązanie zdecydował się między innymi Santander Bank Polska. Warto więc zauważyć, że kompetencje cyfrowe pracowników są bardzo istotne i pracodawca koniecznie powinien o nie zadbać.

Wiemy już, że model pracy, który funkcjonował przed pandemią koronawirusa, prawdopodobnie nigdy nie powróci. Nowa rzeczywistość wciąż się kształtuje, a firmy ciągle wprowadzają innowacje, które pokazują, jak może wyglądać przyszłość. Choć sytuacja wydaje się stabilniejsza niż wcześniej, ciągle warto trzymać rękę na pulsie. 

Zachęcamy do subskrybowania naszego newslettera oraz zapoznania się z naszą ofertą biur do wynajęcia: biura Warszawa Ursynów, biura Warszawa Praga oraz biura Warszawa Wilanów.